Personalisierte individuelle E-Mail Anhänge

Wechseln Sie auf Dateianhänge der E-Mail, um personalisierte Dateianhänge hinzuzufügen oder zu entfernen.

 

Die personalisierten Anhänge ermöglichen es dem Empfänger der E-Mail einen eigenen, individuellen, Dateianhang zu schicken. SuperMailer kann dabei den Dateinamen des Anhangs aus den Feldinhalten zusammensetzen und/oder vor dem Versand Platzhalter in Word-, Excel-, OpenOffice-/LibreOffice-Writer/Calc-Dateien ersetzen. Zur Ersetzung in Office-Dokumenten muss das Microsoft Office-Paket bzw. OpenOffice/LibreOffice auf dem Rechner installiert sein.

Der Versand von E-Mails mit personalisierten Dateianhängen nimmt prinzipiell mehr Zeit in Anspruch, da die Anhänge vor dem E-Mail-Versand neu codiert werden müssen. Normale Dateianhänge sind damit personalisierten Dateianhängen immer vorzuziehen, verwenden Sie niemals personalisierte Anhänge als Ersatz für normale statische Dateianhänge.

 

Angaben für personalisierte Anhänge

Eindeutige Bezeichnung Geben Sie dem personalisiertem Anhang einen eindeutigen Namen. Dieser Name durfte bisher nicht für Felder in der Empfängerliste, Textblöcke oder Funktionen verwendet werden.

 
Personalisierter Anhang nur für bestimmte Empfängergruppen. Wählen Sie "Anhang für alle Empfängergruppen", um den Anhang für alle definierten Empfängergruppen zu verwenden. Soll der Anhang nur für bestimmte Empfängergruppen versendet werden, wählen Sie die entsprechenden Empfängergruppen.

 

Für Office-Dokumente Word-, Excel-, OpenOffice-/LibreOffice-Writer/Calc-Dateien müssen die Angaben auf dem ersten Reiter "Office-Dateien" korrekt ausgefüllt werden. Textdateien, HTML-Dateien und andere textbasierte Dateien können Sie auf dem Reiter "Selbstkonstruierte textbasierte Datei" direkt durch SuperMailer selbst erstellen und in eine PDF-Datei umwandeln lassen.

 

Personalisierte Anhänge, die auf Office-Dokumenten basieren oder fertige eigene (PDF-)Dateien, z.B. Rechnungen

 

Ordner mit den zu versendenden Dateien Geben Sie den Ordner ein, in dem sich die zuversendenen Dateien befinden. Diese Angabe ist erforderlich.

 
Dateiname der Vorlagedatei Damit SuperMailer weiß, wie der Dateiname des Dateianhangs lautet, geben Sie eine Regel an, wie SuperMailer den Dateinamen bilden soll. Es können dabei nur Platzhalter aus der Empfängerliste verwendet werden, Abfragefunktionen und Textblöcke sind nicht gestattet. Es ist ebenfalls möglich Ordnerangaben zu bilden, dabei gilt die Angabe "Ordner mit den zu versendenden Dateien" als Startordner oder Laufwerk. Z.B.

vorlage.docx
=> Es wird die Datei vorlage.docx verwendet.

[Name].doc
=> Der Dateiname wird aus dem Namen im Feld Name gebildet, zusätzlich wird die Dateierweiterung .doc angehangen.

[Name]\[Vorname].doc
=> Es wird der Ordner aus dem Inhalt des Felds Name gebildet. Der Dateiname wird aus dem Vornamen im Feld Vorname gebildet, zusätzlich wird die Dateierweiterung .doc angehangen.

[Rechnungsnummer].pdf

=> Es wird der Dateiname aus dem Feld Rechnungsnummer gebildet, die Dateierweiterung ist .pdf.

[Rechnung_als_Datei]

=> Für jeden Empfänger muss im Feld Rechnung_als_Datei der komplette Dateiname mit Dateierweiterung stehen, z.B. Rechnung457123.pdf, SuperMailer wird diese Datei suchen und versenden.


Hinweis: Geben Sie immer die korrekte Dateierweiterung der Vorlage-Datei an. Z.B. für Word-Dateien ab Word 2007 und neuer ist dies normalerweise .docx, für ältere Versionen .doc.

Für Profis: Verwendung von Wildcard-Zeichen * und ?, um mehrere Dateien als Anhang versenden zu lassen.

 
Optional: Ausgabedateiname Sie können optional einen Ausgabedateinamen mit Dateierweiterung angeben, so dass der Empfänger im E-Mail-Programm diesen Dateinamen sieht. Im Ausgabedateinamen können ebenfalls Platzhalter aus der Empfängerliste verwendet werden.

Wurde kein Ausgabedateiname angegeben, dann wird als Dateiname des Anhangs der Dateiname der Vorlagedatei mit der korrekten Dateierweiterung automatisch verwendet.

Hinweis: Es muss immer die korrekte Dateierweiterung angegeben werden, so dass der Empfänger diese im jeweligen Anzeige-Programm öffnen lassen kann. Soll eine PDF-Datei aus dem personalisierten Anhang erstellt werden, dann muss die Dateierweiterung .pdf verwendet werden.

 
Datei in Microsoft Word oder Excel öffnen und Platzhalter im gesamten Dokument ersetzen Aktivieren Sie diese Einstellung um die eingesetzen Platzhalter im Word- oder Excel-Dokument ersetzen zu lassen. Z.B. schreiben Sie in das Word-Dokument den Platzhalter [Name], dann wird SuperMailer die Word-Datei öffnen, nach dem Platzhalter suchen und die Angabe durch den Namen des E-Mail-Empfängers ersetzen.

Hinweise:

  • Die Vorlage-Datei darf kein Word Serienbrief-Dokument sein, sondern eine normale Word-Datei, in das Sie die von Hand die Platzhalter eintragen. Siehe dazu die nachfolgenden Beispiele.
  • Es dürfen nur Vorlage-Dateien verwendet werden, die von Word bzw. Excel unterstützt werden, ansonsten wird die Erstellung der Dateianhänge abgebrochen. Mit Excel werden immer die Dateien mit Dateierweiterung .xls*, .xlt* und .ods geöffnet, alle anderen Dateien mit Word.
  • Wird eine Vorlage-Datei ohne Platzhalter im Dateinamen verwendet, dann können Sie direkt auf die Verlinkung "Word" oder "Excel" klicken und SuperMailer wird Word oder Excel mit der Datei öffnen. Es wird jetzt zusätzlich ein Fenster mit den SuperMailer-Feldern angezeigt. Klicken Sie auf eine Schaltfläche wird der Wert in die Zwischenablage übernommen, danach können Sie im Word oder Excel den Feldnamen über die Zwischenablage einfügen lassen.

Dauer der Erstellung von personalisierten Anhängen verringern

SuperMailer sucht und ersetzt alle im Projekt definierten Platzhalter im Word- oder Excel-Dokument (Hauptdokument, Kopfzeilen, Fußzeilen und Textfelder). Die Suche von Word/Excel ist sehr langsam, entsprechend kann die Erstellung eines Dokuments sehr lange dauern, wenn viele Platzhalter im Projekt definiert sind. Zur Beschleunigung der Dokumenten-Erstellung beachten Sie:

  • In der Empfängerliste sollten nur die Felder vorhanden sein, die für die E-Mail und den personalisierten Anhang benötigt werden.
  • Prüfen Sie unter Menü Bearbeiten - Textbausteine, die definierten Textbausteine, alle nicht benötigten Textbausteine sollten gelöscht werden.
  • Prüfen Sie unter Menü Projekt - Abfragefunktionen die definierten Abfragefunktionen, ebenfalls sollten hier alle nicht benötigten Funktionen gelöscht werden.
  • Alle Inhalte, die zur Ersetzung verwendet werden sollen, sollten nicht länger als 255 Zeichen sein. Für Zeichenketten mit mehr als 255 Zeichen muss SuperMailer manuell die Zeichen ins Dokument eingeben, dies benötigt natürlich mehr Zeit als die komplette Zeichenkette zu ersetzen.
  • Im Word-Dokument selbst sollten keine Textfelder definiert werden, denn alle definierten Textfelder müssen separat vom Hauptdokument einzeln durchsucht werden.
  • Sie können für jeden personalisierten Anhang einzeln festlegen, ob Hauptdokument, Kopf- /Fußzeilen und Textfelder durchsucht werden sollen.

 
Datei in OpenOffice/LibreOffice Writer oder Calc öffnen und Platzhalter im gesamten Dokument ersetzen Aktivieren Sie diese Einstellung um die eingesetzen Platzhalter im Writer- oder Calc-Dokument ersetzen zu lassen. Z.B. schreiben Sie in das Writer-Dokument den Platzhalter [Name], dann wird SuperMailer die Writer-Datei öffnen, nach dem Platzhalter suchen und die Angabe durch den Namen des E-Mail-Empfängers ersetzen.

Hinweise:

  • Die Vorlage-Datei darf kein Writer Serienbrief-Dokument sein, sondern eine normale Writer-Datei, in das Sie die von Hand die Platzhalter eintragen. Siehe dazu die nachfolgenden Beispiele.
  • Es dürfen nur Vorlage-Dateien verwendet werden, die von Writer bzw. Calc unterstützt werden, ansonsten wird die Erstellung der Dateianhänge abgebrochen. OpenOffice/LibreOffice entscheidet beim Öffnen der Datei selbst ob diese im Writer oder Calc geöffnet werden.
  • Empfehlenswert ist es LibreOffice ab Version 5 zu verwenden, ältere Versionen und OpenOffice weisen diverse Instabilitäten/Programmabstürze bei der Dateierstellung auf.
  • Wird eine Vorlage-Datei ohne Platzhalter im Dateinamen verwendet, dann können Sie direkt auf die Verlinkung "Writer" oder "Calc" klicken und SuperMailer wird Writer oder Calc mit der Datei öffnen. Es wird jetzt zusätzlich ein Fenster mit den SuperMailer-Feldern angezeigt. Klicken Sie auf eine Schaltfläche wird der Wert in die Zwischenablage übernommen, danach können Sie im Writer oder Calc den Feldnamen über die Zwischenablage einfügen lassen.

Dauer der Erstellung von personalisierten Anhängen verringern

SuperMailer sucht und ersetzt alle im Projekt definierten Platzhalter im Writer- oder Calc-Dokument. Die Suche von Writer- oder Calc ist sehr langsam, entsprechend kann die Erstellung eines Dokuments sehr lange dauern, wenn viele Platzhalter im Projekt definiert sind. Zur Beschleunigung der Dokumenten-Erstellung beachten Sie:

  • In der Empfängerliste sollten nur die Felder vorhanden sein, die für die E-Mail und den personalisierten Anhang benötigt werden.
  • Prüfen Sie unter Menü Bearbeiten - Textbausteine, die definierten Textbausteine, alle nicht benötigten Textbausteine sollten gelöscht werden.
  • Prüfen Sie unter Menü Projekt - Abfragefunktionen die definierten Abfragefunktionen, ebenfalls sollten hier alle nicht benötigten Funktionen gelöscht werden.
PDF-Datei-Erstellung Setzen Sie das Häkchen bei "PDF-Datei erstellen und als PDF-Datei versenden." um aus den Dateien eine PDF-Datei erstellen zu lassen und die PDF-Datei versenden zu lassen.

Hinweise zur PDF-Datei-Erstellung

  • Es sollte für Microsoft Office Dokumente der Drucker "Microsoft XPS Document Writer" von Office 2007 oder neuer für die PDF-Datei-Erstellung verwendet werden. Dies ist die einfachste Möglichkeit, um aus Word- oder Excel-Dateien personalisierte PDF-Dateien ohne zusätzliche Installation von Software zu erstellen.
    Ist der Drucker "Microsoft XPS Document Writer"  nicht im Windows-System installiert, können Sie diesen über Systemsteuerung - Programme und Features - Windows-Features aktivieren/deaktivieren (Features Microsoft XPS-Dokument-Generator/Microsoft Druckerausgabe in PDF) installieren lassen.
  • Für OpenOffice/LibreOffice Dokumente sollte der PDF-Export von OpenOffice/LibreOffice Dokumenten gewählt werden. Es muss dazu keine zusätzliche Software verwendet werden.

PDF-Datei-Erstellung mit Ghostscript (veraltet!)

Diese Variante sollte nicht verwendet werden, da es zu diversen Problemen bei der Installation und PDF-Datei-Erstellung wegen fehlender Berechtigungen kommen kann. Bei dieser Variante ist es ebenfalls nicht möglich den Rechner produktiv während der PDF-Datei-Erstellung zu nutzen, da ständig Anwendungen für die PDF-Erzeugung geöffnet werden.

  • Es ist Ghostscript und RedMon zur Erstellung von PDF-Dateien notwendig, Sie finden die Anleitung zur Installation im Internet.
  • Es können nur PDF-Dateien vom Dokumenten/Dateien erstellt werden, wenn die verknüpfte Anwendung die sogenannte "Drucke auf/Print to" Anweisung unterstützt. Z.B. die Microsoft Office-Programme Word und Excel oder OpenOffice/LibreOffice unterstützen diese Anweisung.
  • Es muss auf genügend Speicherplatz für die Erstellung der PDF-Dateien geachtet werden. SuperMailer erstellt zuerst die PDF-Dateien, danach werden die E-Mails versendet. Es ist damit sichergestellt, dass alle PDF-Dateien erzeugt werden können und es keine Konflikte zwischen Anwendung und Druckertreibern gibt.

Digitale Signatur

Eine erstellte PDF-Datei kann mit einer digitalen Signatur versehen werden, um die Echtheit/Unveränderbarkeit der Datei zu beweisen. Angezeigt wird die Signatur z.B. im Acrobat Reader.

Sie benötigen ein eigenes S/MIME Zertifikat, welches im Windows-Zertifikatsspeicher sich befindet oder als PFX-Datei angegeben werden kann. Das Passwort sollte nur für die PFX-Datei angegeben werden.

 

Siehe auch Einstellungen für die PDF-Dateierstellung

 

 

 

Beispiel 1

In diesem Beispiel wird eine Datei an den Empfänger gesendet, die bereits existiert.

Es liegt folgende Empfängerliste vor:

id Name EMail
1 Meier meier@meier.de
2 Schulze schulze@schulze.de

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Beim E-Mail-Versand, wird SuperMailer wie folgt die Dateianhänge bilden und an den Empfänger versenden, insofern die Datei im Ordner c:\TestDB existiert.

Empfänger Dateiname
1 C:\TestDB\1_Meier.docx
2 C:\TestDB\2_Schulze.docx

 

 

Beispiel 2

In diesem Beispiel werden in einer Vorlage-Datei die Platzhalter durch die individuellen Angaben des Empfängers ersetzt und an den Empfänger die personalisierte Word-Datei versendet.

Es liegt folgende Empfängerliste vor:

id Name EMail
1 Meier meier@meier.de
2 Schulze schulze@schulze.de

 

Word-Datei mit eingefügten oder einfach hingeschriebenen Feldern zur Personalisierung des Anschreibens

Word Anhang mit Personalisierungsfeldern, kein Word Serienbrief

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Beim E-Mail-Versand wird SuperMailer wie folgt die Dateianhänge inkl. Personalisierung bilden

Empfänger Dateiname
1 Angebot für Meier.docx ([Name] wurde mit Meier ersetzt)
2 Angebot für Schulze.docx ([Name] wurde mit Schulze ersetzt)

 

Weiteres Beispiel Serienmails mit Gutscheincode

Weiteres Beispiel Rechnungen als individueller Anhang einer Serienmail

 

Verwendung von Wildcard-Zeichen * und ?, um mehrere Dateien als Anhang versenden zu lassen.

Diese Funktion sollte nur von Profis verwendet und vorab genau getestet werden, so dass immer die korrekten Dateien versendet werden.

Im Feld "Dateiname der Vorlagedatei" können ebenfalls die Wildcard-Zeichen * und ? verwendet werden, um mehrere Dateien in einem Ordner (personalisiert) versenden zu lassen. Es werden dabei nur Dateien im jeweiligen Ordner versendet, nicht die Dateien in etwaigen Unterordnern. Für Unterordner müssen weitere personalisierte Anhänge angelegt werden.
Befinden sich in dem Ordner mehrere Word, Excel, OpenOffice/LibreOffice Writer/Calc-Dateien, dann können diese ebenfalls personalisiert und/oder als PDF-Datei umgewandelt und danach versendet werden.

Wichtiger Hinweis: Sollten Sie die Personalisierung von Dateien und/oder Umwandlung in eine PDF-Datei aktivieren, dann dürfen sich in dem Ordner nur Microsoft Office/OpenOffice/LibreOffice-Dateien befinden bzw. durch Auswahl der Dateien per Wildcards muss die Dateiauswahl auf die entsprechenden Dokumente eingeschränkt werden (z.B. *.docx, nicht *.*). Sind in dem Ordner andere Dateien, z.B. Bilder, dann werden diese im Word oder Excel als Binärdateien geöffnet und unsinnig als Dokument oder PDF-Datei umgewandelt und so auch versendet. In Verbindung mit Writer oder Calc werden nicht unterstützte Dateien erkannt und die Erstellung der Anhänge bzw. der E-Mail-Versand sofort abgebrochen.

 

Selbstkonstruierte textbasierte Datei

Dieser Anhang ist nur für reine Textdateien sinnvoll, z.B. .txt oder .html, es können damit keine Binärdateien erstellt werden. Aus dem textbasierten Dateiinhalt kann eine PDF-Datei erstellt und als Anhang versendet werden. Sollen mehrere personalisierte textbasierte Dateien hinzugefügt werden, dann müssen mehrere personalisierte Anhänge hinzugefügt werden.

Dateiname des Anhangs mit Dateierweiterung Geben Sie den Dateinamen mit Dateierweiterung direkt ein oder fügen Sie Platzhalter ein.

Hinweis: Die Datei sollte immer eine Dateierweiterung besitzen, damit der Empfänger diese später direkt aus der E-Mail heraus öffnen kann, z.B. .txt oder .html

 
Dateiformat/Codierung Wählen Sie das Dateiformat zur Speicherung der Datei.

 
PDF-Datei erstellen und signieren Die Option ist nur Verfügung wenn Microsoft Edge mit WebView2 installiert ist.

Erstellt aus der Text- oder HTML-Datei eine PDF-Datei. Zur Signierung der PDF-Datei benötigen Sie ein eigenes S/MIME Zertifikat, welches im Windows-Zertifikatsspeicher sich befinden muss oder als PFX-Datei angegeben werden kann. Das Passwort sollte nur für die PFX-Datei angegeben werden.

Lokale Bilder in einer HTML-Datei müssen immer mit file:///laufwerk:/ordner/order/dateiname.erweiterung angegeben werden, ansonsten werden diese von WebView2 nicht geladen und werden damit in der PDF-Datei nicht dargestellt. Klicken Sie auf "Feld einfügen", um eine Datei zu wählen.

 
In ZIP-Datei mit Passwortschutz umwandeln Komprimiert die Datei nach Erstellung des Inhalts in eine ZIP-Datei mit optionalen Passwort. Als Erweiterung für die ZIP-Datei wird immer .zip verwendet.

 
Inhalt Geben Sie den Inhalt der textbasierten Datei ein oder fügen Sie externe Inhalt ein. Optional ist es möglich Platzhalter in den Text einzufügen.

 
 

Download SuperMailer-Projekt Beispiel Rechnung als HTML-Datei unter Verwendung der internen Funktionen und Umwandlung in PDF-Datei.

 

Siehe auch
Einstellungen für die PDF-Dateierstellung

Interne Funktionen